【事業再構築補助金】採択後の実績報告の必要書類・流れを徹底解説!

今回は事業再構築補助金に採択された方向けに事業再構築補助金を受け取るために必須の手続きである「実績報告」の実施方法について解説させていただきます。

 事業再構築補助金の実績報告とは

事業再構築補助金では、採択されて全ての設備やシステムの発注、導入、支払等が完了した後に「補助事業実績報告書」という資料を提出する必要があります。
補助事業実績報告書を提出し、報告書に不備がなければ補助金額確定通知書が発行され、補助金を請求することが可能になります。
そのため、事業再構築補助金に採択されたとしても、実績報告書を提出しなければいつまで経っても補助金は入金されません。
補助事業実績報告書は初めて作る場合は非常に複雑で難易度が高い書類になりますので、今回は初心者向けに基本的な流れや必要書類をわかりやすく解説します。

なお、より正確な内容は事業再構築補助金の事務局が公開している「実績報告書等作成マニュアル」を確認してください。

 事業再構築補助金の実績報告の基本的な流れ

事業再構築補助金の実績報告の基本的な流れは下記の通りです。

⓪事業完了(設備の導入やシステム開発が完了。支払も全て完了。)
①全ての経理書類を集める
②様式第6、7、参考様式第17、18、19を作成する
③jgrantsからアップロードする
④修正依頼が頻繁に来るので修正対応する
⑤確定通知を受け取る

このコラムでは特に①と②のステップについて、詳しく説明させていただきます。

 事業再構築補助金の実績報告の必要経理書類

事業再構築補助金の実績報告では全ての補助対象経費の下記の書類が必要になります。通常の取引では発行されないような書類も提出する必要があるため、導入した設備やシステムのメーカーの担当者にお願いして発行してもらいましょう

  • 見積依頼書
  • 見積書
  • 相見積書
  • 発注書
  • 受注書
  • 請求書
  • 納品書
  • 検収書
  • 支払が確認できる書類(領収書、金融機関の振込依頼書、ネットバンキングの振込画面など)

それぞれの資料は時系列に合わせて最終的にPDFにまとめる必要があります

それぞれの書類は原本があるものは原本を保存する必要があるのでなくさないようにしましょう。
また、すべての書類の右上に「機ー1」や「建ー1」などの管理番号を記載する必要がある点に注意してください。
それぞれの書類の注意点を説明させていただきます。

見積依頼書

見積依頼書は通常の取引ではあまり使用しませんが、補助金では頻繁に必要になる書類です。
最終的に発注する業者と相見積を発行した事業者の双方宛に作成する必要があります。

見積依頼書のフォーマットはこちらからダウンロードできます。
https://jigyou-saikouchiku.go.jp/pdf/documents/jgrants_nyuryoku01.zip

作成に当たって注意すべきなのは見積依頼書の発行日と提出締切日です。
対応する見積の発行日を確認し、見積依頼書の発行日は見積書の発行日よりも前、見積依頼書に記載の提出締切日は見積書の発行日よりも後に設定しましょう。

見積書

見積書は通常の取引にも使用するケースが多いので、基本的にはメーカーからもらった見積をそのまま使えるケースが多いですが、有効期限や発行日などの日付には注意が必要です。

この後で説明させていただく発注書(売買契約書、業務委託契約書のケースもあり)の発行日が見積の有効期間内でない場合は見積書の再取得を求められてしまうため、あらかじめメーカーの方に長めの見積書を用意しておいてもらいましょう。

相見積書

事業再構築補助金では単価50万円以上のシステムや機械装置などの導入をする場合は価格の妥当性を証明するために別の会社からの見積書(相見積書)を提出することが必須となります。

重要になるのは見積書と相見積書の項目が一致している必要があるという点です。名前がバラバラな場合やどちらかの項目が1項目に分かれたりバラバラになっていると同じ商品やサービスについて見積を出しているのかがわからず比較することができないので、見積書と相見積書の項目名を一致してさせるようにお願いしましょう。

注文書

事業再構築補助金では発注書や売買契約書、業務委託契約書などを提出していつ、どの企業に、補助対象になる契約や発注をしたかを示す必要があります。

普段の取引に発注書や注文書を使用していない方向けに事業再構築補助金の事務局から参考様式が公開されているので手元にテンプレートがない場合はこちらからダウンロードしておきましょう。
https://jigyou-saikouchiku.go.jp/pdf/documents/jgrants_nyuryoku01.zip

注文書についても、注文日を見積書の発行日よりも後にすること、見積書の有効期限内に発注すること、交付決定日よりも後に発注することなど、日付に齟齬が生じていないかについて、注意する必要があります。

受注書

受注書は前述の注文書と対応する形で発注先の事業者から発行してもらう必要がある書類です。名称は注文請書等でも問題ございません。

また、注文書と受注書のペアに変えて売買契約書や業務委託契約書も使用可能なのでそれらの資料がある場合はそれらを使用しても問題ないかと思われます。(どの資料が認められるかは事務局の判断になるので、どの資料がふさわしいかわからない場合は事務局に問い合わせることをおすすめします。)

請求書

請求書は基本的に発行されたものをそのまま使用する形になるので特に気をつける部分はありません。

注意すべき点として、補助金と関係ない経費の請求もまとめて請求されている請求書は管理上わかりにくくなって、事務局からも修正の依頼が来ることが多いので、他の取引とは別で請求書を出してもらう点だけメーカー等にお願いしましょう。また、振込先の口座が明記されていない場合に事務局から振込先がわかる資料を合わせて添付するように指示を受けるケースもあるので、請求書に振込先口座が記載されていない場合は、振込先を明記した書類を販売元等に依頼しましょう

納品書

建物、機械やシステム、広告宣伝費などを補助対象としている場合は納品書または引渡書、完了報告書が必要になります。
これらの資料は通常の取引では発行していない事業者もいる可能性が高いので、メーカー等に依頼して発行してもらいましょう。(様式等についての指定はありませんが、心配な場合は事務局に確認しましょう)

納品書に明細等を記載される場合は、納品書の項目と他の書類に記載されている名称や機械に記載されている名称のとおりに記載するように依頼してください。

検収書

納品書と対応した形で検収書を発行する必要もあります。普段検収書を発行していない場合は新たに作成する必要がありますが、その代替として、納品書等のコピーに「検収」と手書きし「検収年月日」「立合者氏名」をサインし、それをコピーしたものでも可とされているので、納品書のコピーに手書きする方法もおすすめです。

支払が確認できる書類

最終的に補助対象となる経費を支払ったことを示す必要があるため、支払が確認できる書類を添付する必要があります。支払が確認できる書類として、銀行の振込金受領書または支払証明書等。ネット銀行の場合は、代金支払済みを示す取引記録等の画面のコピー等があげられているので、これらの書類は保存しておきましょう。

実績報告書の作成方法(様式第6、7、参考様式第17、18、19)

事業再構築補助金の実績報告では各補助対象経費の経理書類のみならず、指定された様式に従って実績報告書や取得財産等管理台帳を作成する必要があります。
見慣れない様式に様々な事項を記載する必要があるため、作成方法を解説します。

 様式第6(補助事業実績報告書)の作成方法

様式第6(補助事業実績報告書)は交付決定後、電子申請システムにログインし、様式集のリンクからダウンロードすることができます。

「様式第6の別紙1及び別紙4」「様式第6の別紙2及び別紙3」の2つのファイルがあり、シートごとに入力項目が異なります。

【様式第6の別紙1】

背景色が黄色(必須項目)、白色(任意項目)の入力欄に必要項目を入力していきます。入力の際に気をつけることは以下の3点です。

  • 事業計画名は補助金交付申請時と同じにすること。
  • 背景色が灰色の項目は何も入力しないこと。
  • 右下の赤字の字数制限に従うこと。
【様式第6の別紙2】

「様式第6の別紙2及び別紙3」Excelファイル内の「経費明細表」のシートが「様式第6の別紙2」に該当します。

背景色が黄色の欄に、経費区分ごとに補助事業で使用した金額を入力します。入力の際に気をつけることは以下の2点です。

  • 表左側の予算額は交付決定額をそのまま記載すること。
  • 表右側の実績額は「様式第6別紙の3」に記載された値が自動計算されるため、入力しなくても問題ありません。
【様式第6の別紙3】

「様式第6の別紙2及び別紙3」Excelファイル内の「費目別支出明細書」のシートが「様式第6の別紙3」に該当します。

経費区分ごとにシートが分かれており、品目ごとにシートに記載された項目に沿って入力していきます。

【様式第6の別紙4】

「様式第6の別紙4」はクラウドサービス利用費を計上した場合のみ、申請が必要となる書類です。

クラウドサービス費を計上していない場合は作成の必要はありません。

クラウドサービスの提供業者に聞き取りを行うか、クラウドサービス提供者に記載していただき、シートに記載された必要項目を入力します。

 様式第7(取得財産等管理台帳)の作成方法

様式第7(取得財産等管理台帳)のフォーマットは電子申請システムにログインし、様式集からダウンロードすることができます。

補助事業によって得た単価50万円(税抜)以上の財産をシートに記載されている費目ごとに記入します。

入力の際に気をつけることは以下の3点です。

  • 区分は経費区分とは異なり、「建物」「機械・装置」「工具・器具」「無体財産権」の内から選択します。
  • 取得年月日の項目は検収年月日を入力してください。
  • 耐用年数(処分制限期間)はこのリンク(e-GOV法令検索 減価償却資産の耐用年数等に関する省令)を参考してください。

 参考様式17(画像データ用台紙)の作成方法

様式第17(画像データ用台紙)のフォーマットは参考様式ファイルからダウンロードすることができます。

「建物費」に関してであれば、①建築前②建築後(改築後)の画像を、「機械・装置費」に関してであれば、購入した機器の①設置前の様子②設置時の様子③送付伝票④機器を設置している時の画像を、「広告宣伝費」に関しては広告の画像を指定されたスペースに貼ります。

画像を貼るスペースの下に「管理No,」「物件名」「受付番号」「事業者名」を入力し、書類完成です。

 参考様式18(費目別支出明細書)の作成方法

様式第18(費目別支出明細書)のフォーマットは参考様式ファイルからダウンロードすることができます。

 

経費区分ごとにシートが分かれており、品目ごとにシートに記載された項目に従い入力を行います。

 参考様式19(元帳)の作成方法

様式第19(元帳)のフォーマットは参考様式ファイルからダウンロードすることができます。

出納帳と預り金の2つのシートに分かれており、出納帳には補助事業の入出金の明細を、預り金には専門家経費の源泉徴収の預り金等を記載します。

出納帳には補助事業の中で支払いが発生する度に使用金額を記載します。預り金は専門家経費を計上しない場合、作成の必要はありません。

記入例

事業再構築補助金の実績報告に行き詰まったら

今回は事業再構築補助金を受け取るために必須の手続きである、実績報告について、実績報告書の作成方法や経理書類の集め方について記載させていただきました。

実際の実績報告を行う場合には自社の実施した補助事業の内容に合わせて個別に書類を作成する必要があります。
時には事務局との間でやりとりがうまくいかず、どうしていいのかわからなくなってしまう場合もあるかと思います。

当社ではそのような実績報告で行き詰まってしまった方向けに実績報告のサポートを提供しております

費用は貴社の状況や補助対象経費の数等に応じてお見積もりさせていただくので、お気軽にお問い合わせください。


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