中小企業の新たな挑戦を支援するものづくり補助金。申請には見積依頼書が必要になりますが、ものづくり補助金の見積依頼書にはいくつかルールが設けられており、通常の見積依頼書とは複数の点で異なります。そこで本記事では、ものづくり補助金の見積依頼書における決まりごとや作成方法、記載項目や記載例を解説します。

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ものづくり補助金の見積依頼書とは？

ものづくり補助金の見積依頼書の概要や提出のタイミングを解説します。

ものづくり補助金の見積依頼書

見積依頼書とは採択後の中間報告や実績報告に必要になる重要な書類です。見積依頼書をルールに則って作成・保管しなければ、書類不備として扱われたり、補助金の対象から外れてしまったりする場合もあるため、ルールを理解しておくことが重要です。

見積依頼書の提出タイミング

ものづくり補助金の見積依頼書は公募結果の発表後に必要となります。採択決定前からものづくり補助金の見積依頼書を提出していたとしても、決定後に再度事務局へ提出しなくてはなりません。見積依頼書の作成には時間がかかる場合もあるため、早めに準備しておけば効率的に事業を進められます。公募結果の発表までに見積依頼書を作成しておくことで、採択決定から直ちに交付申請を開始できるでしょう。

見積依頼書のルールは？

ものづくり補助金の見積依頼書には決まりごとが設けられており、ルールを遵守していなければ最悪の場合書類の不受理や交付無効となってしまいます。

ここでは、ものづくり補助金の見積依頼書に関する重要なルールについて解説します。

経費ごとに見積依頼書を用意する

ものづくり補助金の見積依頼書については、複数の経費を1つの見積依頼書にまとめることが認められていません。見積依頼書は補助対象の経費ごとに作成する必要があります。 また経費が複数ある場合には、全ての経費について見積依頼書を提出しなくてはなりません。例えば、機械装置と技術導入の経費を申請する場合は、それぞれの見積依頼書を作成します。

見積金額の内訳を記載する

ものづくり補助金の見積依頼書では内訳を記載する必要があります。見積金額に複数の項目が含まれている場合は、忘れずに内訳を書くことが大切です。

通常の見積依頼書のように「一式」表記を使用すると見積金額の内訳が分からないため、ものづくり補助金の申請の有効な書類とはみなされません。業者への見積依頼の際は、依頼先に「一式」表記を使わず内訳を記載するよう伝えておくことが必要でしょう。

経理証拠書類として保管しておく

見積依頼書は、前述したように補助事業の中間報告や実績報告にも必要となる書類です。見積依頼書はものづくり補助金の経理証拠書類の1つとして適切に保管しておくことが求められます。ものづくり補助金の事務局からの指示に対して、経理証拠書類の元本を提出できない場合は補助対象から外れるケースもあるため、書類の取り扱いは注意が必要です。

見積依頼書の作成方法は？

ものづくり補助金の見積依頼書の作成方法について解説します。

見積依頼書のテンプレート

ものづくり補助金の見積依頼書には必要な記載項目が決められています。ものづくり補助事業の公式サイトでは見積依頼書の様式（テンプレート）がダウンロード可能であるため、テンプレートを活用して見積依頼書の記載項目の漏れを防ぎましょう。 「ものづくり補助事業公式ホームページ」内「補助事業の手引き」より、「補助事業の手引き参考様式 ・交付規程に定める様式」がダウンロードでき、その中には見積依頼書の参考様式も含まれています。 

※参考：ものづくり補助事業公式ホームページ

仕様については別紙で記載

製品の仕様等の詳細については、見積依頼書ではなく別紙に記載することがおすすめです。見積依頼書の書面に詳細を記載すると、分量が多くなってしまい内容の判別が難しくなります。書類が分かりにくいと不受理の原因ともなるため、見積依頼書の内容は簡潔にしておきましょう。

見積依頼書の記載項目・記入例は？

見積依頼書の記載項目や記入例について解説します。

見積依頼書の記載項目

見積依頼書の記載項目は下記のとおりです。

記載項目に抜けがある場合と書類不備の原因となるため、最終的に抜け漏れがないか念入りにチェックしましょう。

見積依頼書の記入例

見積依頼書の記入例は下記のとおりです。

見積依頼書の注意点は？

見積依頼書係る主な注意点を3つ解説します。

1. 見積依頼書は5年間保管する

ものづくり補助金については、補助事業の終了後でも確定審査のために経理証拠書類の確認が必要となる場合があります。経理証拠書類の保管期限は補助事業の終了後から5年間と交付規定で定められており、事務局からの求めに応じていつでも書類を提出できるよう、適切に管理しておくことが重要です。経理証拠書類には、見積依頼書の他、見積書や注文書、受注書、契約書、納品書、請求書、領収書などが含まれます。

2. 税抜き価格の表示が必要

ものづくり補助金では、「税抜き価格」によって区分される項目がいくつかあります。例えばものづくり補助金の申請で必要な相見積では、必要性有無について税抜価格で判断されます。相見積については後ほど詳しく解説します。またものづくり補助金では「専門家経費」という項目があり、事業実施のために依頼した専門家に支払う経費も補助対象です。「専門家経費」については上限が決められていて、税抜き価格によって判断されます。

3. 見積依頼書の提出期限を決める

ものづくり補助金の採択決定後、交付申請については明確な期限が定められていません。一方、補助事業の終了期限は決まっています。 見積依頼書を早めに準備し業者に渡しても、その後の見積書が業者から提出されなければ、補助事業を進められず実質的な補助事業の期間が短くなってしまう可能性もあります。見積依頼書を出す際には、依頼先の業者に対して見積書の提出期限を伝えておくと安心です。

相見積が必要となるケースは？

そもそも相見積とは？

相見積とは、金額の妥当性を証明するために、同じ製品についての2社以上に見積もりを行ってもらうことを指します。複数社に算出してもらうことにより、妥当で説得力のある金額を知ることが出来ます。

相見積は、次の2つのケースで必要になります。

中古品を購入する場合

中古品の購入費用としてものづくり補助金を申請する際は相見積が必要となります。中古品には中古機械や中古設備などが含まれます。中古品の相見積に関しては、性能や型式、製造年月日が同程度の中古品について、3社以上の中古品流通事業者から取得することが必要です。

見積額が50万円以上

機械装置やシステム構築費の見積額が税抜き金額で50万円以上の場合は、2社以上の相見積が必要となります。相見積については、同一条件に対する見積であることが求められるため、見積もりを依頼する際の条件設定に注意しましょう。

相見積の注意点は？

ここからは相見積の主な注意点について解説します。

再提出が必要になる場合も

補助金申請では、書類が適切に作成されていないと不受理となり、再提出を求められる場合があります。見積依頼書も例外ではありません。不受理になる主な理由には、相見積での建物費の名称や項目内容の不一致があり、相見積においてはたとえ大項目が同じでも、中項目や小項目が一致していない場合は、書類の不備と見なされます。見積書を発行する業者に対しても、項目内を同一の名称にしてもらうよう伝えておくことが重要です。

業者選定理由書が必要になる場合

相見積では同一条件による見積を2社以上から取得しなくてはなりませんが、導入予定の製品やサービスによっては難しい場合があります。相見積を取得できない合理的な理由がある場合は、「業者選定理由書は見積依頼書と同様、「ものづくり補助事業公式ホームページ」内の「補助事業の手引き」よりダウンロード可能な「補助事業の手引き参考様式 ・交付規程に定める様式」内に入っています。

まとめ

ものづくり補助金の見積依頼書をはじめとする必要書類にはさまざまな決まりごとが設けられており、有効に交付金を受け取るためにはルールの遵守が必要です。本記事が見積依頼書を用意する事業者の皆様の参考になれば幸いです。

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